Vergader je online, fysiek of allebei?
De meeste notulen apps zijn plugins voor Teams of Zoom: een bot schuift aan in je online meeting. Voer je fysieke gesprekken, dan heb je een app nodig die audio opneemt via je telefoon. Dat is een fundamenteel ander product.
Notuly dekt allebei. Aan tafel leg je de telefoon neer; online notuleert de desktop-app voor macOS en Windows rechtstreeks vanaf je laptop, in Teams, Zoom en Google Meet, zonder bot in je meeting.
Hybride werkt ook: Daniël zit in de vergaderruimte met de desktop-app aan, Sam en Leila bellen in via Teams. Eén opname, één verslag, binnen tien minuten bij alle drie in de mail.
Otter, Fireflies en Fathom zijn rond de online meeting gebouwd; een fysiek gesprek kan alleen via hun mobiele app of een audio-upload. Copilot notuleert uitsluitend binnen Teams.
Waar gaat je data naartoe?
Otter, Fireflies en Fathom verwerken je gesprekken op servers in de VS en bewaren de opname standaard in een archief. Copilot houdt de opname in je Microsoft-omgeving. Drie vragen per tool: wordt audio bewaard, wordt er getraind op je data, en is er een verwerkersovereenkomst?
Eerlijk is eerlijk: Fireflies traint niet op je gesprekken en heeft dat met 0-day retention-afspraken netjes geregeld. Otter traint wel, op gede-identificeerde data. En een verwerkersovereenkomst is niet hetzelfde als data die de EU niet verlaat: een Amerikaans bedrijf valt onder Amerikaans recht.
Notuly verwerkt op eigen servers in Amsterdam, wist audio binnen een minuut na verwerking en traint nooit op je data. Werk je met klantgegevens, persoonsgegevens of bedrijfsgevoelige informatie, lees dan ook hoe je beoordeelt of een AI-tool AVG-proof is en de gids over veilig notuleren.
Transcriptie of samenvatting?
Alle vijf leveren iets na de vergadering, maar niet hetzelfde. Sommige tools geven vooral een letterlijke transcriptie; andere maken er een gestructureerd verslag van, met samenvatting, besluiten en actiepunten. Dat laatste is voor de meeste teams veel bruikbaarder.
Bij Notuly krijg je na elk gesprek het verslag, met de samenvatting, de genomen besluiten en actiepunten met naam; wil je de volledige transcriptie erbij, dan komt die als bijlage mee. Direct in je mail, ook bij deelnemers buiten je organisatie. Geen dashboard, geen app openen: het verslag is er voordat je bij de auto bent.
Meer over hoe dat werkt lees je bij automatisch notuleren. Alles over woord voor woord uitwerken staat in de gids over de transcriptie-app.
Wat kost een notulen app?
De meeste notulen apps hebben een gratis versie en een betaald abonnement, maar wat je gratis krijgt verschilt flink. En voor sommige gratis tools betaal je met je data.
Notuly Starter is gratis: drie gesprekken per maand, zonder betaalgegevens; de actuele Notuly-bedragen staan in de vergelijkingstabel hierboven. Fireflies Pro kost $10 per maand (jaarlijks), Fathom Premium $16 per maand (jaarlijks) en Copilot zit in een Microsoft 365 Copilot-licentie, vanaf $21 per gebruiker per maand. Otter rekent in dollars; de actuele tarieven staan op de eigen prijzenpagina van Otter.
Kies je voor een hele organisatie?
Kies je niet alleen voor jezelf maar voor een team of een hele organisatie? Loop dan eerst de inkoop-eisen voor notuleer-software langs voordat je vergelijkt. Voor een organisatie tellen andere dingen mee dan voor jezelf, van beheer tot verwerkersovereenkomst.
Wanneer kies je Otter, Fireflies, Fathom of Copilot?
Vergader je vooral online in het Engels en wil je een doorzoekbaar archief van al je meetings, dan zijn Otter en Fireflies goede keuzes. Otter schrijft live mee tijdens de meeting; Fireflies koppelt met meer dan honderd tools, van CRM tot Slack.
Fathom past als je een gratis meeting-bot zoekt en er geen moeite mee hebt dat je data in de VS staat. Copilot past als je organisatie in Microsoft 365 zit en vrijwel alles via Teams loopt; het helpt daar ook buiten het notuleren, in mail en documenten.
Wanneer kies je Notuly?
Als je in het Nederlands vergadert en wilt dat je gesprekken nergens bewaard blijven. Of als je meetings door elkaar fysiek, hybride en online zijn en je één notulist voor alles wilt.
En als privacy zwaar telt: Nederlandse servers in Amsterdam, eigen AI, audio na verwerking gewist en geen doorzoekbaar archief. Voor de zorg, gemeenten en juridische dienstverlening is die route vaak doorslaggevend.