Thema's van de sessie uitgewerkt; reflectie volgende week bespreken met Nora
Notuly verstaat 90+ talen; je verslag krijg je in het Nederlands of Engels.
N.
Notuly.Even voorstellen. Vraag maar raak.
Veelgestelde vragen
Notuly voor coaches
AI voor coaches: haal het uitwerken uit je avond.
Notuly legt je coachsessies, intakes en evaluaties vast en maakt automatisch het verslag. In je mail voordat je cliënt de deur uit is; de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist.
Beschikbaar op macOS, Windows, iOS en Android.
Gebruikt door mensen bij deze organisaties.
Sprekers
LLeila
NNora✦ Herkend door Notuly
+Voeg toe wie je hebt gehoord
Aantal sprekers−2+
Automatische herkenning van de sprekers, zonder stemmen op te slaan.
AVG-compliantEU-hosting · AmsterdamGeen AI-trainingGeen audio bewaard
AVG-compliant, EU-hosting, geen training op jouw data.
Het overzicht
Wat AI wel en niet voor een coach doet.
De markt valt uiteen in tools voor je praktijk (plannen, factureren, cliëntbeheer) en tools die het gesprek zelf raken. Die laatste categorie is waar de avonduren in verdwijnen.
- Het sessieverslag uitschrijvenAI zet het gesprek om in tekst. Het gesprek voeren en doorvragen blijft jouw werk.
- Afspraken en actiepunten ordenenWat er is afgesproken staat op een rij. Bepalen wat de cliënt nodig heeft, doe jij.
- Plannen, herinneren, facturerenDe randzaken van je praktijk. De relatie en het vertrouwen bouwt geen tool.
- De ruwe tekst leverenHet verslag is de onderlegger. Controleren en aanvullen blijft de laatste stap van de coach.
Kortom: een tool die je sessie uitschrijft neemt je het typen uit handen, geen enkele coachbeslissing. Notuly maakt geen analyse van je cliënt, stelt geen vervolgstappen voor en houdt geen traject bij: het levert de tekst waarop jij dat doet. Hoe de AI van een opname een verslag maakt, lees je bij automatisch notuleren; een stap-voor-stap doorloop staat bij hoe het werkt.
De rekensom
Wat het uitwerken je per week kost.
Eén verslag uitwerken kost weinig. Opgeteld over een week is het een vaste, onbetaalde tweede taak.
Donderdagavond, half negen. Björn heeft vier cliënten gehad, een uur per stuk. Tijdens elk gesprek typte ze half mee, want anders is ze het kwijt. Nu zit ze aan de keukentafel met vier sessies die nog uitgewerkt moeten worden voor haar dossier en de volgende afspraak. Het echte werk van haar dag begint pas als de cliënten allang naar huis zijn.
De som hieronder is illustratief en bedoeld om de schaal te laten zien, geen besparingsbelofte. Vul je eigen aantal cliënten en je eigen uitwerktijd in en de uitkomst schuift mee. Wat vaststaat: een uur gesprek wordt pas een bruikbaar verslag als iemand het omzet, en dat hoeft niet meer 's avonds aan de keukentafel.
- 20 cliënten per weekHet uitgangspunt van de som: een gemiddelde, goedgevulde praktijk.
- 20 minuten per verslagEen rustige middenwaarde voor het uitwerken met de hand; reken gerust met je eigen tempo.
- 6,5 uur per weekDe uitwerktijd die bij deze aannames elke week naar typen gaat in plaats van naar coachen.
- 28 uur per maandBijna een volle werkweek per maand aan administratie rond je gesprekken.
- Binnen tien minuten met NotulyZo snel na het stoppen van de opname staat het verslag in je mail. Nalezen en bijschaven blijft jouw laatste stap.
In de praktijk
Waar je het voor gebruikt.
Een coachtraject bestaat uit gesprekken die op elkaar voortbouwen. Notuly legt elk gesprek vast, van intake tot evaluatie.
De coachsessie zelf
Je legt je telefoon op tafel en voert het gesprek zoals altijd. Geen toetsenbord ertussen, geen blik op je scherm. Na afloop staat het verslag met thema's, afspraken en actiepunten in je mail, met de transcriptie als bijlage.
Jij leest het na en zet het in je dossier. Het verslag blijft van jou.
Intake en kennismaking
Het eerste gesprek zit vol doelen, verwachtingen en context die je later nodig hebt. Notuly legt het vast terwijl jij doorvraagt, zodat het traject start met een compleet beeld.
De basis van het traject, zwart op wit.
Voortgang en evaluatie
Voor de volgende afspraak zie je in één oogopslag waar het traject staat, zonder een uur opname terug te luisteren of losse aantekeningen te ontcijferen.
Elke sessie sluit aan op de vorige.
De regels
Mag je een coachgesprek opnemen?
Ja. Een gesprek waaraan je zelf deelneemt mag je opnemen. Het luistert pas nauw zodra je de opname verwerkt, en bij een coachgesprek weegt dat zwaarder dan bij een werkoverleg.
Opnemen mag, verwerken valt onder de AVG
Een gesprek waaraan je zelf deelneemt mag je opnemen; dat is op zichzelf niet strafbaar. Het wordt een AVG-kwestie zodra je de opname of het verslag gebruikt voor een doel, bijvoorbeeld bewaren in je dossier. Vanaf dat moment verwerk je een persoonsgegeven, heb je een grondslag nodig en informeer je je cliënt.
In de praktijk komt het neer op drie dingen. Je vertelt aan het begin dat je opneemt en waarvoor. Je geeft de cliënt de ruimte om er iets van te vinden, ook om het niet te willen. En je legt kort vast dat je dat hebt gedaan. Wil de cliënt het niet, dan val je terug op aantekeningen: vastleggen is het doel, opnemen is een van de manieren.
De volledige regels, met de grondslagen en de uitzonderingen per situatie, staan in mag ik een gesprek opnemen?
Een coachverslag is vaak een bijzonder persoonsgegeven
Zodra in een sessie gezondheid, een burn-out of psychisch welzijn ter sprake komt, verwerk je een bijzonder persoonsgegeven. De Autoriteit Persoonsgegevens is daar helder over: bijzondere persoonsgegevens verwerken mag in beginsel niet, tenzij een wettelijke uitzondering geldt. Voor een coach is dat meestal de uitdrukkelijke toestemming van de cliënt.
Dat verandert de vraag die je over een AI-tool stelt. Niet alleen of hij goed werkt, maar waar de opname belandt, of iemand erop traint en waar het verslag straks staat. Een gesprek over iemands stress dat via een server buiten de EU loopt of als trainingsdata wordt gebruikt, is een ander verhaal dan een gesprek dat verwerkt wordt en daarna verdwijnt. De keuze van je tool is een privacy-keuze, geen gemaksbeslissing.
Bij Notuly wordt de audio binnen een minuut na verwerking gewist. Wat blijft is het verslag, en dat houd jij voor je dossier zolang je het nodig hebt: je bewaart de tekst, niet het geluid. Hoe je een verwerker daarop beoordeelt, lees je bij veilig notuleren.
Wanneer je een sessie niet met een tool vastlegt
Aantekeningen blijven een geldige manier. Als de cliënt geen opname wil, val je daarop terug; bij een kort, informeel check-in-gesprek is een aantekening genoeg en is een verslag overdreven.
Er is ook een grens die belangrijker is. Coaching is geen therapie en geen zorg: het valt niet onder de wetgeving en het tuchtrecht die voor een behandelaar gelden. Werk je als psycholoog of in de GGZ met een echt behandeldossier, dan gelden er andere eisen. Houd dat onderscheid scherp, ook voor jezelf.
Wij bewaren je gesprek niet.
Audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter. Wat wij niet bewaren, kan ook niet lekken.
Eigen servers in AmsterdamISO 27001-gecertificeerd datacenter. Je data verlaat de EU niet.
Eigen AI-modelZelf gehost in de EU. Geen Big Tech in de verwerking.
Geen training op jouw gesprekkenWat jij zegt, blijft van jou.
Verwerkersovereenkomst conform AVGBeschikbaar voor organisaties, vanaf een Team-licentie.
Wij werken conform:
ISO 27001.
Wij werken conform ISO-normen. Onze dataservers draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam.
Een sjabloon voor elk gesprek.
Coachgesprek, intakegesprek, voortgangsgesprek of evaluatiegesprek: Notuly herkent het gesprekstype en kiest de passende vorm. Lege secties vallen weg. Met een Team-licentie bouw je eigen sjablonen in je eigen huisstijl.
Boek een demo9:41
Stap 1 / 2
Op al je apparaten
Ook op macOS en Windows.
Beeldbellen via Teams, Zoom of Google Meet? De desktop-app notuleert rechtstreeks vanaf je laptop. En met de iPhone- en Android-app leg je elk gesprek onderweg vast.
Kies je plan.
Starter
Gratis
- 3 gesprekken per maand
- 60 minuten per opname
- Verslag met samenvatting en actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, niets bewaard
Pro
€9,99 / mnd
- Alles uit Starter
- Onbeperkt gesprekken
- Onbeperkte opnameduur
- Tot 32 sprekers
- Word-bestand (.docx)
- Zelf sjablonen kiezen
Team
€10,99 / licentie / mnd
- Alles uit Pro
- Eigen huisstijl in het Word-bestand
- Eigen sjablonen bouwen
- Teambeheer met rollen
- Eén factuur, centraal
- Prioriteit support
- Verwerkersovereenkomst
Veertien dagen gratis proberen
Enterprise
Op maat
- Alles uit Team
- Persoonlijke accountmanager
- SSO (single sign-on)
- Custom DPA
- Volume-korting
Starter & Pro: prijzen incl. btw · Team & Enterprise: prijzen ex. btw
Vragen.
Welke AI kan ik als coach gebruiken?+
AI voor coaches valt uiteen in tools voor je praktijk (plannen, factureren, cliëntbeheer) en tools die je sessie uitwerken tot een verslag. Voor het vastleggen van een fysiek gesprek leg je de telefoon op tafel en krijg je het verslag in je mail. Kies op waar je data belandt, zeker bij gevoelige gesprekken.
Hoe leg ik een coachgesprek vast zonder de hele avond te typen?+
Je neemt het gesprek op en laat het automatisch uitwerken tot een verslag, in plaats van het 's avonds zelf te typen. Tijdens de sessie hoef je niet mee te schrijven, zodat je volledig aanwezig kunt zijn. Achteraf lees je het verslag na en zet je het in je dossier.
Mag ik een coachsessie opnemen?+
Ja, een gesprek waaraan je zelf deelneemt mag je opnemen; dat is op zichzelf niet strafbaar. Zodra je de opname of het verslag bewaart of verwerkt, geldt de AVG en moet je een grondslag hebben en de cliënt informeren. Wil de cliënt het niet, dan val je terug op aantekeningen.
Heb ik toestemming van mijn cliënt nodig om de sessie op te nemen?+
Je moet de cliënt in elk geval vooraf informeren dat je opneemt en waarvoor. Voor het verwerken van gevoelige informatie (gezondheid, welzijn) is meestal de uitdrukkelijke toestemming van de cliënt nodig. Leg kort vast dat je dat hebt gedaan.
Zijn coachverslagen bijzondere persoonsgegevens onder de AVG?+
Vaak wel. Zodra gezondheid, een burn-out of psychisch welzijn ter sprake komt, verwerk je bijzondere persoonsgegevens, en die mag je in beginsel niet verwerken tenzij een uitzondering geldt (meestal uitdrukkelijke toestemming). Dat maakt de keuze van je tool een privacy-keuze.
Hoe lang moet ik een coachdossier bewaren?+
Er is geen specifieke wettelijke bewaartermijn voor coaches; in de praktijk wordt 2 jaar als minimum en 5 jaar na afronding als richtlijn aangehouden. Facturen en fiscale stukken bewaar je zeven jaar. Bewaar niet langer dan je een geldige reden voor hebt.
Mag ik ChatGPT gebruiken voor mijn sessieverslagen?+
Dat kan, maar let op waar je cliëntgegevens belanden. Bij gevoelige gesprekken is de vraag of de data binnen de EU blijft en niet als trainingsdata wordt gebruikt. Beoordeel een tool op waar de data staat en wat ermee gebeurt, niet op de belofte alleen.
Vervangt AI de coaching of mijn rol als coach?+
Nee. AI neemt de administratie rond je coaching over, niet de coaching zelf. Een verslagtool levert de tekst van het gesprek; het bepalen wat de cliënt nodig heeft en het voeren van de relatie blijft jouw werk.
Is een AI-verslagtool AVG-proof voor gevoelige cliëntgesprekken?+
Dat kan, mits de verwerking binnen de EU blijft, er een verwerkersovereenkomst is en je gesprekken niet als trainingsdata worden gebruikt. Bewaar bij voorkeur het verslag, niet de audio. Bij Notuly verlaat de data de EU niet en wordt de audio na verwerking gewist.
Hoe rollen we Notuly uit over meerdere coaches?+
Met een Team-licentie werkt iedere coach met dezelfde werkwijze en dezelfde verslagstructuur, zodat elk dossier dezelfde opbouw heeft. Eén manier van vastleggen betekent dat de kwaliteit niet afhangt van wie de sessie deed.
Wat kost Notuly voor een coachpraktijk?+
De prijs is per licentie en je begint gratis met drie gesprekken per maand; de actuele tarieven staan hierboven bij de plannen. Een praktijk betaalt per coach die het gebruikt, niet voor een groot platform vooraf.
Wat is het grootste risico bij AI in een coachpraktijk?+
Niet de tool zelf, maar het onveilig verwerken van gevoelige cliëntgesprekken: vaak bijzondere persoonsgegevens. Notuly verkleint dat risico door de verwerking in Nederland te houden, niet te trainen op de gesprekken en de audio na verwerking te wissen. Jij houdt de controle door elk verslag te laten nakijken door de coach.
Waar staat onze data?+
In Nederland, op eigen servers in Amsterdam, zonder training op cliëntdata. Een verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) regel je centraal voor de hele praktijk, vanaf een Team-licentie.
Vervangt Notuly onze coachsoftware?+
Nee. Notuly legt het gesprek vast en levert het verslag; je bestaande agenda-, facturatie- en cliëntsoftware blijft staan.
AI voor coaches neemt de administratie over, niet de coaching. Tools plannen, factureren en werken je sessie uit tot een verslag, zodat je tijdens het gesprek niet meetypt. Opnemen mag: een gesprek waaraan je zelf deelneemt is geen probleem, maar zodra je het verwerkt geldt de AVG en informeer je je cliënt. Een coachverslag is bovendien vaak een bijzonder persoonsgegeven, dus let bij een tool op waar de data staat, of erop wordt getraind en of de audio bewaard blijft. Bij Notuly draait alles op Nederlandse servers en wordt de audio binnen een minuut na verwerking gewist; het verslag blijft van jou en je cliënt.
Houd je aandacht bij je cliënt. Notuly notuleert.
Laat Notuly je volgende coachgesprek vastleggen en kijk wat er na afloop in je mail staat. Drie gesprekken gratis, zonder betaalgegevens.
Verder lezen
Wil je de regels zelf nalezen?
Deze pagina gaat over AI in je coachpraktijk. De regels rond het opnemen van gesprekken, met de grondslagen en de uitzonderingen per situatie, staan uitgewerkt in mag ik een gesprek opnemen?
En wil je zelf beoordelen of een verwerker veilig met je cliëntgesprekken omgaat, lees dan veilig notuleren: waar je op let bij servers, training en bewaartermijnen.