Je schrijft het te laat
Het gesprek was dinsdag, het is vrijdag. Je krabbels zeggen "prijsafspraak check". Maar welke prijsafspraak, en was het 15% of 18%?
N.
Notuly.Even voorstellen. Vraag maar raak.
Veelgestelde vragen
Bezoekverslag
Je bezoekverslag, klaar voordat je de parkeerplaats af bent.
Jij voert het gesprek bij de klant, Notuly maakt het verslag. Afspraken, actiepunten en samenvatting binnen tien minuten in je mail, ook door te sturen naar de klant.
Beschikbaar op macOS, Windows, iOS en Android.
Gebruikt door mensen bij deze organisaties.
Kort antwoord
Een bezoekverslag (ook wel bezoekrapport) is het verslag van een gesprek bij een klant, op locatie of tijdens een inspectie: wat is er besproken, wat is er afgesproken en wie doet wat. Notuly maakt het automatisch: telefoon op tafel, gesprek voeren, en binnen tien minuten staat het verslag met afspraken en actiepunten in je mail.
- Wat het is
- Verslag van een gesprek bij de klant of op locatie
- Onderdelen
- Doel, samenvatting, afspraken, actiepunten, vervolg
- Verslag
- Binnen tien minuten in je mail
- Platformen
- iOS, Android, macOS en Windows
- Verwerking
- Eigen AI op Nederlandse servers in Amsterdam
- Opname
- Audio binnen een minuut na verwerking gewist
- Gratis proberen
- Drie gesprekken per maand, zonder betaalgegevens
Herkenbaar
Waarom bezoekverslagen bijna nooit kloppen.
Ze worden te laat geschreven, op halve aantekeningen, en niemand leest ze terug. Bij tien bezoeken per week en twintig minuten uitwerken kost het je bovendien ruim 170 uur per jaar.
Praten en schrijven gaat niet samen
Tijdens het gesprek luister je, praat je mee en houd je de relatie goed. Aantekeningen maken voelt onbeleefd, dus mis je precies de details die ertoe doen.
Niemand leest het
Je typt een kwartier aan een keurig verslag voor het CRM. Drie weken later vraagt een collega wat er ook alweer is afgesproken. Het stond in het verslag.
De onderdelen
Wat hoort er in een bezoekverslag?
Niet een woordelijk verslag van het gesprek, maar een werkdocument dat actie aandrijft. Zes onderdelen, meer niet.
- BasisgegevensKlant, datum, locatie en aanwezigen aan beide kanten. Drie maanden later zoekt iemand dit op, en dan moet het kloppen.
- Doel van het bezoekWaarom was je daar? Kennismaking, onderhandeling, klacht of inspectie. Eén zin is genoeg.
- SamenvattingNiet elk woord, maar de rode draad: wat is er besproken, wat was de sfeer, wat viel op.
- Gemaakte afsprakenConcreet, met bedragen en data. "We kijken nog naar de korting" is geen afspraak.
- Actiepunten met naam en momentWie doet wat, en voor wanneer? Voor jou, voor de klant en voor collega's. Vera stuurt vrijdag de offerte rond.
- VervolgafspraakWanneer is het volgende contactmoment? Zet het erin; dan vergeet de klant het ook niet.
Een sjabloon voor elk bezoek.
Klantbezoek, inspectieronde of adviesgesprek: Notuly herkent het gesprekstype en kiest de passende vorm, met precies deze onderdelen. Met een Team-licentie bouw je eigen sjablonen in je eigen huisstijl.
Boek een demo9:41
Stap 1 / 2
Zelf doen
Zelf een bezoekverslag maken in vijf stappen.
- Schrijf het dezelfde dag. In de auto na het gesprek is het beste moment: alles zit nog vers in je hoofd. Wacht je tot vrijdag, dan ben je de helft kwijt.
- Begin met de afspraken. Niet met de samenvatting. Eerst: welk bedrag, welke deadline, welke voorwaarden? Schrijf het op terwijl je het nog precies weet.
- Voeg actiepunten toe. Wie doet wat, en wanneer? "Offerte sturen" is geen actiepunt. "Offerte sturen voor donderdag" is dat wel.
- Beschrijf de context. Nu pas. Wat is er besproken en waarom? Kort: een collega die dit over drie maanden leest, moet het in twee minuten snappen.
- Verstuur en archiveer. Een versie naar de klant (zonder interne opmerkingen) en een in je CRM. Binnen 24 uur, anders had je het niet hoeven schrijven.
Reken op een kwartier tot een half uur per bezoek. Of je slaat het typen helemaal over: verderop staat hoe dat werkt.
Twee versies
Intern of extern verslag: niet hetzelfde.
Een intern verslag is voor je organisatie en mag observaties en strategie bevatten. De externe versie stuur je naar de klant: alleen feiten en afspraken.
Het interne verslag
Hier mag je schrijven dat de klant twijfelt over het budget en dat dit richting onderhandeling gaat. Observaties, strategie en interne opmerkingen, bedoeld voor je CRM en je leidinggevende.
Het externe verslag
Alleen de feiten: wat is er besproken, wat is er afgesproken en wie doet wat. Geen interpretaties en geen interne opmerkingen.
Reageert de klant niet op het verslag? Dan heeft hij zich stilzwijgend gecommitteerd aan de inhoud.
Sommige organisaties maken twee versies: een intern verslag voor het CRM en een extern verslag voor de klant. Anderen maken er één en filteren de interne opmerkingen eruit voor het versturen.
Niet elk gesprek heeft trouwens een uitgewerkt verslag nodig. Kun je na afloop benoemen wat er is afgesproken en wie wat gaat doen, dan hoort dat in een bezoekverslag. Kun je alleen zeggen dat het een goed gesprek was, dan volstaat een notitie van twee regels in je CRM.
Prijsafspraak bevestigen en offerte rondsturen naar Vera
Notuly verstaat 90+ talen; je verslag krijg je in het Nederlands of Engels.
Sprekers
BBen
NNora✦ Herkend door Notuly
+Voeg toe wie je hebt gehoord
Aantal sprekers−2+
Automatische herkenning van de sprekers, zonder stemmen op te slaan.
AVG-compliantEU-hosting · AmsterdamGeen AI-trainingGeen audio bewaard
AVG-compliant, EU-hosting, geen training op jouw data.
Voor wie
Van klantbezoek tot inspectieronde.
Het bezoekverslag is het werkdocument van iedereen die onderweg klanten spreekt. In sales en accountmanagement gaat het verslag al rond voordat je de parkeerplaats af bent, inclusief de externe versie voor de klant.
Hetzelfde format werkt voor een uitvoerder die opleverpunten vastlegt na een inspectieronde in de bouw, en voor een consultant die een adviesgesprek bij de klant samenvat. Het doel is overal gelijk: vastleggen wat er gezien of besproken is, en wie wat gaat doen.
Hoe het werkt
Je bezoekverslag in drie stappen.
Geen krabbels in de auto en geen vrijdagmiddag uitwerkwerk. Jij bent alweer onderweg naar de volgende afspraak.
Opnemen
Leg je telefoon op tafel bij de klant en druk op de opnameknop. Meer voorbereiding is er niet; jij let op de klant, niet op je aantekeningen.
Verwerken
Notuly verwerkt de audio op eigen servers in Amsterdam en herkent wie er praat: tot 32 sprekers in één gesprek, in meer dan 90 talen.
Ontvangen
Binnen tien minuten staat het bezoekverslag met afspraken en actiepunten in je mail, klaar voor de klant en je CRM. De audio is dan al gewist.
Op al je apparaten
Ook op macOS en Windows.
Beeldbellen via Teams, Zoom of Google Meet? De desktop-app notuleert rechtstreeks vanaf je laptop. En met de iPhone- en Android-app leg je elk gesprek onderweg vast.
Wij bewaren je gesprek niet.
Audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter. Wat wij niet bewaren, kan ook niet lekken.
Eigen servers in AmsterdamISO 27001-gecertificeerd datacenter. Je data verlaat de EU niet.
Eigen AI-modelZelf gehost in de EU. Geen Big Tech in de verwerking.
Geen training op jouw gesprekkenWat jij zegt, blijft van jou.
Verwerkersovereenkomst conform AVGBeschikbaar voor organisaties, vanaf een Team-licentie.
Wij werken conform:
ISO 27001.
Wij werken conform ISO-normen. Onze dataservers draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam.
Vragen.
Wat is een bezoekverslag?+
Een bezoekverslag is een verslag van een gesprek bij een klant, op locatie, of tijdens een inspectie. Het legt vast wat er besproken is, welke afspraken er zijn gemaakt, en wie wat gaat doen.
Wat hoort er in een bezoekverslag?+
Zes dingen: basisgegevens (klant, datum, aanwezigen), het doel van het bezoek, een samenvatting, gemaakte afspraken, actiepunten met naam en deadline, en een vervolgafspraak.
Hoe lang duurt het om een bezoekverslag te maken?+
Handmatig kost het 15 tot 30 minuten per bezoek. Met Notuly staat het verslag binnen tien minuten na het gesprek in je mail, zonder dat je zelf typt.
Moet ik het bezoekverslag naar de klant sturen?+
Het is aan te raden. Het toont professionaliteit en de klant committeert zich stilzwijgend aan de inhoud. Filter wel de interne opmerkingen eruit.
Wat is het verschil tussen een intern en extern bezoekverslag?+
Een intern verslag is voor je organisatie en mag observaties en strategie bevatten. Een extern verslag is voor de klant en bevat alleen feiten en afspraken.
Kan AI een bezoekverslag maken?+
Ja. Je neemt het gesprek op met je telefoon. Notuly herkent wie wat zegt en maakt er een gestructureerd verslag van met afspraken, actiepunten en samenvatting. Binnen tien minuten staat het in je mail; de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist.
Wat kost het?+
Starter is gratis: drie gesprekken per maand, zonder betaalgegevens. Pro kost €13,49 per maand (of €9,99 bij een jaarabonnement) voor onbeperkt gesprekken.
Wat is het verschil tussen een bezoekverslag en notulen?+
Notulen zijn het verslag van een vergadering: meerdere deelnemers, een agenda en besluiten. Een bezoekverslag is het verslag van een bezoek bij een klant of op locatie. De structuur is anders: een bezoekverslag bevat ook het doel van het bezoek, de context van de klantrelatie, en vaak een interne en externe versie.
Lees ook.
Notuly voor salesKlantgesprekken vastleggen zonder mee te schrijven.Automatisch notulerenHoe AI het verslag van je gesprek maakt.GespreksverslagVan gesprek naar verslag in tien minuten.Veilig notulerenWat er met je audio gebeurt, en waarom er geen archief is.Notulen appElk gesprek opnemen met je telefoon.Wat kost een notulist?Tarieven en alternatieven naast elkaar.
Je volgende klantbezoek is de beste demo.
Laat Notuly je volgende klantbezoek vastleggen en kijk wat er na afloop in je mail staat. Drie gesprekken gratis, zonder betaalgegevens.