Rentevaste periode besproken en onderbouwd; vrijdag terugkoppeling met Ben
Notuly verstaat 90+ talen; je verslag krijg je in het Nederlands of Engels.
N.
Notuly.Even voorstellen. Vraag maar raak.
Veelgestelde vragen
Notuly voor hypotheekadviseurs
Hypotheekadvies vastleggen.
Geen administratie, maar je bewijspositie. Notuly legt het adviesgesprek vast en maakt automatisch een onderbouwd verslag voor je AFM-dossier. De audio is binnen een minuut na verwerking gewist.
Beschikbaar op macOS, Windows, iOS en Android.
Gebruikt door mensen bij deze organisaties.
Sprekers
SSam
NNora✦ Herkend door Notuly
+Voeg toe wie je hebt gehoord
Aantal sprekers−2+
Automatische herkenning van de sprekers, zonder stemmen op te slaan.
AVG-compliantEU-hosting · AmsterdamGeen AI-trainingGeen audio bewaard
AVG-compliant, EU-hosting, geen training op jouw data.
Het kader
Wat de Wft en de AFM van je dossier vragen.
Vastleggen betekent dat je aantoonbaar bewaart wat je met de klant besprak en adviseerde. Niet woordelijk, wel zo dat je redenering te reconstrueren is.
Kort antwoord
Ja, je moet je hypotheekadvies vastleggen: artikel 4:23 Wft en de herziene AFM-leidraad hypotheekadvisering vragen een dossier waarin je advies te reconstrueren is. Bij een Kifid-klacht ligt de bewijslast bij jou; zonder aantekeningen gaat Kifid uit van de lezing van de klant. Opnemen mag, mits je de klant vooraf informeert en de keuze geeft.
- Verplicht vastleggen
- Ja: art. 4:23 Wft en de AFM-leidraad (herzien, 9 april 2026)
- Bij een Kifid-klacht
- Bewijslast bij de adviseur; zonder verslag telt de lezing van de klant
- Opnemen toegestaan
- Ja, mits vooraf geïnformeerd en het akkoord vastgelegd
- Bewaartermijn
- In de praktijk zeven jaar (Kifid koppelt aan art. 2:10 BW)
- AVG-proof met een tool
- Verwerking in de EU, verwerkersovereenkomst, geen training op klantdata
Vrijdagmiddag, vier uur, je vierde gesprek van de dag. Een starterskoppel, zenuwachtig over de rentevaste periode. Je wilt luisteren en doorvragen, maar je typt half mee, want morgen weet je niet meer welke aanname je waarop baseerde.
De Wft verplicht je om je advies te onderbouwen en vast te leggen, zodat een toezichthouder of geschilleninstantie achteraf kan zien dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Het draait om artikel 4:23 Wft: je wint het klantbeeld in en je legt vast waarom je advies daarbij past. Het adviesrapport is geen optie maar een wettelijke verplichting.
De herziene AFM-leidraad hypotheekadvisering (9 april 2026) gaat over het hele adviestraject, met proportionaliteit als uitgangspunt. De leidraad is duidelijk over één ding: een adviesrapport is een motivatierapport, geen keuzerapport. Je legt niet alleen vast wat de klant koos, maar waarom jij dat adviseerde.
Wijkt de klant af van je advies, dan moet dat expliciet en klantspecifiek in het dossier, inclusief de gevolgen die je hebt uitgelegd. Kun je een gegeven niet hard maken, dan benoem je de aanname én de onzekerheid. De rode draad: het dossier moet jouw redenering kunnen reconstrueren, niet alleen de uitkomst.
Dit is algemene informatie, geen juridisch advies. Bronnen: artikel 4:23 Wft, de herziene AFM-leidraad hypotheekadvisering, artikel 2:10 BW en gepubliceerde Kifid-uitspraken.
Wat eruit komt
Wat er in je dossier hoort.
Een deel van je dossier bestaat uit documenten die je toch al verzamelt: loonstroken, taxatie, offerte. Een ander deel ontstaat in het gesprek zelf, en dat deel verdwijnt zodra je het niet vastlegt.
- Klantbeeld (art. 4:23 Wft)De financiële situatie, kennis, ervaring, doelen en risicobereidheid zoals de klant ze benoemt.
- Wensen en prioriteitenWat de klant belangrijk vindt en de volgorde daarin: lage maandlast, zekerheid, flexibiliteit.
- Onderbouwing van het adviesWaarom je dit adviseert en welke alternatieven je hebt overwogen.
- Uitleg van de risico'sWelke risico's je hebt benoemd en hoe de klant daarop reageerde.
- Afwijking van het adviesAls de klant een andere keuze maakt: zijn motieven en de gevolgen die je uitlegde.
- Aannames en onzekerhedenWelke aannames je deed toen een gegeven niet hard te maken was.
De documenten kun je uploaden. De onderdelen hierboven zitten normaal in je hoofd op het moment dat je 's avonds het rapport schrijft. Precies dat is waar een klacht jaren later om draait.
Reken het uit
Wat vastleggen je per jaar kost.
Adviseurs noemen vaak enkele uren administratie per dossier; een deel daarvan is het gesprek omzetten naar een onderbouwd verslag. Hieronder een illustratieve rekensom, geen belofte.
- Administratie per dossierAdviseurs noemen vaak enkele uren per dossier, over het hele traject. Illustratief.
- Waarvan het gesprek uitwerkenOngeveer een uur per dossier: aantekeningen en herinnering omzetten naar een onderbouwd verslag.
- Vijf dossiers per weekEen voorbeeldgetal; vul hier je eigen praktijk in.
- Ongeveer 230 uur per jaar1 uur × 5 dossiers × zo'n 46 werkweken. Illustratief; je eigen aantallen bepalen de uitkomst.
- Met Notuly: minuten per dossierHet verslag staat na een paar minuten in je mail. Jij leest na, corrigeert en stelt het advies vast; alleen het overtypen verdwijnt.
Een rekensom met je eigen aantallen, geen harde besparingsclaim. De winst zit niet alleen in tijd, maar ook in een dossier dat klopt met wat er werkelijk is gezegd.
In de praktijk
Zo werkt een gesprek dat zichzelf vastlegt.
Telefoon op tafel, gesprek voeren, verslag in je mail. Het adviesrapport blijft jouw werk; het natypen niet.
Volle aandacht voor de klant
Je legt de telefoon op tafel en begint zoals altijd: geen toetsenbord ertussen, gewoon het koppel tegenover je. Aan het begin vertel je dat je opneemt voor een correct verslag.
Je noteert kort dat de klant akkoord is; die toestemming hoort in je dossier.
Het verslag in je mail
Na een paar minuten staat het klaar: de besproken situatie, je advies met onderbouwing, de benoemde risico's met de reactie van de klant en de actiepunten. Daaronder het transcript, sprekers uit elkaar.
Je bewaart de tekst, niet het geluid: de audio is binnen een minuut gewist.
Jij stelt het advies vast
Notuly maakt geen berekening, vult geen aanvraag in en stelt je advies niet vast. Het levert de basis waarop jij dat doet, naast je bestaande adviessoftware.
Het rapport blijft jouw werk; het natypen niet.
De AVG-route
Mag je het adviesgesprek opnemen?
Ja, je mag een adviesgesprek opnemen, mits je de klant vooraf informeert en hij de ruimte heeft om bezwaar te maken. Een opname is een persoonsgegeven onder de AVG, dus je legt vast dat de klant geïnformeerd is en akkoord. Die vastgelegde toestemming hoort net zo goed in je dossier als de opname zelf.
In de praktijk komt het neer op drie dingen. Je vertelt dat je opneemt en waarvoor, je geeft de klant de keuze, en je noteert dat je dat hebt gedaan. Wil de klant het niet, dan val je terug op aantekeningen.
Niet elk contact vraagt om een tool. Loopt een telefonisch gesprek al via het opnamesysteem van de geldverstrekker, dan ligt de vastlegging daar; bij een kort oriënterend belletje zonder advies is een aantekening genoeg. Vastleggen is het doel, opnemen is een van de manieren.
Hoe de spelregels precies zitten, ook buiten het adviesgesprek, lees je in mag ik een gesprek opnemen?
De kern
Bij een Kifid-klacht telt jouw verslag.
Bij een klacht ligt de bewijslast bij de adviseur, niet bij de klant. Kifid spreekt van een verzwaarde bewijslast: jij moet kunnen aantonen dat je je aan je zorgplicht hebt gehouden. Zijn er geen aantekeningen en verschilt jouw lezing van die van de klant, dan gaat Kifid uit van wat de klant vertelt.
Lees dat nog een keer: zonder verslag wordt het niet jouw woord tegen dat van de klant. Het wordt alleen het woord van de klant.
SEH wijst er al jaren op: goede vastlegging van het hele adviestraject, inclusief de gespreksnotities, en een tijdig adviesrapport. In gepubliceerde uitspraken draaide het herhaaldelijk op een adviseur die van het eerste gesprek niets kon overleggen.
Daarom is een gespreksverslag geen administratie die je 's avonds wegwerkt. Het is de reden dat jouw kant van het verhaal over twee jaar nog bestaat.
Wij bewaren je gesprek niet.
Audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter. Wat wij niet bewaren, kan ook niet lekken.
Eigen servers in AmsterdamISO 27001-gecertificeerd datacenter. Je data verlaat de EU niet.
Eigen AI-modelZelf gehost in de EU. Geen Big Tech in de verwerking.
Geen training op jouw gesprekkenWat jij zegt, blijft van jou.
Verwerkersovereenkomst conform AVGBeschikbaar voor organisaties, vanaf een Team-licentie.
Wij werken conform:
ISO 27001.
Wij werken conform ISO-normen. Onze dataservers draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam.
Een sjabloon voor elk gesprek.
Adviesgesprek, oriëntatiegesprek of klantoverleg: Notuly herkent het gesprekstype en kiest de passende vorm. Lege secties vallen weg. Met een Team-licentie bouw je eigen sjablonen in je eigen huisstijl.
Boek een demo9:41
Stap 1 / 2
Op al je apparaten
Ook op macOS en Windows.
Beeldbellen via Teams, Zoom of Google Meet? De desktop-app notuleert rechtstreeks vanaf je laptop. En met de iPhone- en Android-app leg je elk gesprek onderweg vast.
Kies je plan.
Starter
Gratis
- 3 gesprekken per maand
- 60 minuten per opname
- Verslag met samenvatting en actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, niets bewaard
Pro
€9,99 / mnd
- Alles uit Starter
- Onbeperkt gesprekken
- Onbeperkte opnameduur
- Tot 32 sprekers
- Word-bestand (.docx)
- Zelf sjablonen kiezen
Team
€10,99 / licentie / mnd
- Alles uit Pro
- Eigen huisstijl in het Word-bestand
- Eigen sjablonen bouwen
- Teambeheer met rollen
- Eén factuur, centraal
- Prioriteit support
- Verwerkersovereenkomst
Veertien dagen gratis proberen
Enterprise
Op maat
- Alles uit Team
- Persoonlijke accountmanager
- SSO (single sign-on)
- Custom DPA
- Volume-korting
Starter & Pro: prijzen incl. btw · Team & Enterprise: prijzen ex. btw
Vragen.
Mag een hypotheekadviseur het adviesgesprek met de klant opnemen?+
Ja, mits je de klant vooraf informeert en hij de keuze heeft om er bezwaar tegen te maken. Een opname is een persoonsgegeven onder de AVG, dus leg vast dat de klant geïnformeerd is en akkoord. Zonder die toestemming val je terug op aantekeningen.
Hoe leg ik een adviesgesprek vast voor mijn AFM-dossier?+
Je legt vast hoe je tot je advies kwam: het klantbeeld, je onderbouwing, de risico's die je benoemde en de reactie van de klant. Dat mag in aantekeningen of in een verslag, zolang het je redenering laat reconstrueren. Het adviesrapport bouw je daarop.
Wat moet er verplicht in een hypotheek-adviesdossier zitten?+
Het klantbeeld (financiële situatie, kennis, ervaring, doelen, risicobereidheid), je onderbouwde advies, de overwogen alternatieven en de uitgelegde risico's. Wijkt de klant af, dan ook zijn motieven en de gevolgen. Dit volgt uit artikel 4:23 Wft en de AFM-leidraad.
Hoe lang moet ik een hypotheekdossier bewaren?+
In de praktijk wordt zeven jaar aangehouden: de Kifid-geschillencommissie verbond de bewaarplicht voor adviesrapporten aan de zeven jaar uit artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek, terwijl de Wft-termijn korter is. Schoon je archief niet leeg op basis van de kortere termijn zonder eerst je beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar te raadplegen.
Wat verwacht de herziene AFM-leidraad hypotheekadvisering over vastleggen?+
De leidraad (gepubliceerd 9 april 2026) ziet het adviesrapport als een motivatierapport, niet een keuzerapport: je legt vast waarom je adviseerde, niet alleen wat de klant koos. Afwijkingen van het advies moeten expliciet en klantspecifiek worden vastgelegd, inclusief de gevolgen. Proportionaliteit is het uitgangspunt over het hele traject.
Wat gebeurt er bij een Kifid-klacht als ik geen gespreksnotities heb?+
Dan telt in beginsel de lezing van de klant. De bewijslast ligt bij de adviseur (een verzwaarde bewijslast op de zorgplicht), en zonder aantekeningen kun je jouw kant niet aantonen. Kifid gaat er in dat geval van uit wat de consument vertelt.
Mag ik een AI-tool gebruiken voor vertrouwelijke klantgesprekken volgens de AVG?+
Ja, mits de verwerking AVG-proof is: een verwerkersovereenkomst, verwerking binnen de EU en geen gebruik van je gesprekken als trainingsdata. Beoordeel een tool op waar de data staat en wat ermee gebeurt, niet op de belofte alleen. Bij Notuly verlaat de data de EU niet en wordt de audio na verwerking gewist.
Moet ik mijn klant toestemming vragen voordat ik het gesprek opneem?+
Je moet de klant vooraf informeren en de keuze geven; voor het opnemen van een gesprek met een persoonsgegeven is dat de AVG-route. Leg vervolgens vast dat de klant geïnformeerd is en akkoord ging. Wil de klant het niet, dan neem je niet op.
Vervangt een AI-samenvatting mijn wettelijk verplichte adviesrapport?+
Nee. De samenvatting is de basis waarop je je adviesrapport opstelt, niet het rapport zelf. Jij blijft verantwoordelijk voor het vaststellen van het advies; de tool levert alleen een correct verslag van wat er is besproken.
Hoe rollen we Notuly uit over meerdere adviseurs?+
Iedere adviseur werkt met dezelfde werkwijze en dezelfde verslagstructuur, zodat elk dossier dezelfde onderdelen bevat. Eén manier van vastleggen betekent dat een dossier niet afhangt van wie het gesprek voerde. Team (vanaf 2 gebruikers) geeft je teambeheer, eigen sjablonen en een verwerkersovereenkomst.
Wat kost Notuly voor een advieskantoor?+
Je begint gratis en betaalt daarna per gebruiker: Starter is gratis, Pro en Team betaal je per adviseur die het gebruikt. De actuele tarieven staan in het prijzenblok op deze pagina. Een kantoor betaalt dus per adviseur, niet voor een groot platform vooraf.
Wat is het risico van zo'n tool voor ons kantoor?+
Het grootste risico zit niet in de tool maar in het ontbreken van vastlegging: bij een klacht rust de bewijslast op de adviseur. Een consistente vastlegging verkleint dat risico, en jij houdt de controle doordat elke adviseur zijn eigen verslag naleest en vaststelt.
Waar staat de data van ons kantoor?+
In Nederland, op eigen servers in Amsterdam; de data verlaat de EU niet en er wordt niet getraind op klantdata. De verwerkersovereenkomst regel je centraal voor het hele kantoor.
Vervangt Notuly onze adviessoftware?+
Nee. Notuly legt het gesprek vast en levert de dossierbasis; je bestaande advies- en aanvraagsoftware blijft staan. Het maakt geen berekening, vult geen aanvraag in en stelt je advies niet vast.
Notuly legt advies-, oriëntatie- en klantgesprekken vast en maakt automatisch het onderbouwde verslag voor je AFM-dossier. Jij voert het gesprek; binnen tien minuten staat het verslag in je mail. De verwerking draait op eigen servers in Amsterdam, de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist en je gesprekken zijn nooit trainingsdata. Voor kantoren is er een verwerkersovereenkomst conform AVG, beschikbaar vanaf een Team-licentie.
Houd je aandacht bij de klant. Notuly notuleert.
Laat Notuly je volgende adviesgesprek vastleggen en kijk wat er na afloop in je mail staat. Drie gesprekken gratis, zonder betaalgegevens.
Verder lezen
Meer over vastleggen en privacy.
Deze pagina gaat over het adviesgesprek van de hypotheekadviseur. Werk je ook met verzekeringen, of doet je collega dat? Lees hoe je als verzekeringsadviseur adviesgesprekken vastlegt.
Wil je de spelregels rond opnemen op een rij? Die staan in mag ik een gesprek opnemen? En hoe Notuly met vertrouwelijke gesprekken omgaat, lees je in veilig notuleren.