Dekking en uitsluitingen doorgenomen; de nieuwe offerte gaat deze week naar Ben
Notuly verstaat 90+ talen; je verslag krijg je in het Nederlands of Engels.
N.
Notuly.Even voorstellen. Vraag maar raak.
Veelgestelde vragen
Notuly voor verzekeringsadviseurs
Elk adviesgesprek vastgelegd.
Notuly legt advies-, schade- en prolongatiegesprekken vast en maakt automatisch het verslag. De basis voor je Wft-dossier, in je mail voordat de volgende klant belt.
Beschikbaar op macOS, Windows, iOS en Android.
Gebruikt door mensen bij deze organisaties.
Sprekers
SSam
BBen✦ Herkend door Notuly
+Voeg toe wie je hebt gehoord
Aantal sprekers−2+
Automatische herkenning van de sprekers, zonder stemmen op te slaan.
AVG-compliantEU-hosting · AmsterdamGeen AI-trainingGeen audio bewaard
AVG-compliant, EU-hosting, geen training op jouw data.
In de praktijk
Waar je het voor gebruikt.
Telefoon op tafel, gesprek voeren. Notuly maakt het verslag terwijl jij alweer met de volgende klant bezig bent.
Het adviesgesprek
Je vraagt door op de situatie van de klant zonder mee te typen. Notuly herkent het gesprek als adviesgesprek en zet klantbeeld, afwegingen en vervolgafspraken op een rij.
De onderbouwing van je advies, zoals je die uitsprak.
Het schadegesprek
Een geraakte klant, een melding met details die er later toe doen. Het verslag legt vast wat er is gemeld en wat jij hebt toegezegd.
Wat je toezegde staat zwart op wit, voor allebei.
Prolongatie en nazorg
De jaarlijkse check op de polis is ook zorgplicht. Elk contactmoment krijgt een verslag, dus je kunt jaren later laten zien dat je actief bent gebleven.
Elk contactmoment aantoonbaar in het dossier.
Het kader
Wat de Wft en Kifid van je dossier vragen.
Je hoeft het gesprek niet woordelijk te bewaren, maar je moet kunnen laten zien hoe je tot je advies kwam.
Een ondernemer tegenover je die zijn arbeidsongeschiktheidsverzekering wil aanpassen. Je wilt doorvragen, maar je typt half mee: juist deze keuze kan over jaren nog een vraag opleveren. En als die vraag komt, is jouw aantekening van vandaag het enige dat jouw kant van het verhaal nog vertelt.
De Wft vraagt een passend advies op basis van het klantbeeld: de financiële situatie, kennis, ervaring, doelen en risicobereidheid van de klant (art. 4:23 Wft). Daarbovenop geldt een algemene zorgplicht: je handelt in het belang van de klant (art. 4:24a Wft).
Voor verzekeringen komt daar de verzekeringsdistributierichtlijn bij. Je stemt je advies af op de wensen en behoeften van de klant (art. 4:22a Wft) en laat zien waarom de geadviseerde dekking daarbij past, inclusief de uitsluitingen.
En de zorgplicht stopt niet bij de handtekening. Kifid gaat ervan uit dat een klant gedurende de looptijd actieve en voortdurende bemoeienis van de adviseur mag verwachten (uitspraak 2023-0898). Je dossier is dus geen momentopname maar een lopend document.
Algemene informatie, geen juridisch advies. Gebaseerd op de Wft, de informatieplicht van de Autoriteit Persoonsgegevens en de Kifid-lijn over dossiervorming; controleer de regels voor je eigen situatie.
Je dossier
Wat in je adviesdossier hoort.
De aanvraag, de offerte en de polis verzamel je toch al. Het andere deel ontstaat in het gesprek en verdwijnt zodra je het niet vastlegt. Per onderdeel: wat daarvan uit het gesprek komt.
- Klantbeeld (art. 4:23 Wft)De financiële situatie, kennis, ervaring, doelen en risicobereidheid zoals de klant ze benoemt.
- Wensen en behoeften (art. 4:22a Wft)Wat de klant wil verzekeren en waarom, en de volgorde in zijn prioriteiten.
- Passendheid van het adviesWaarom je deze dekking adviseert en welke alternatieven je overwoog, zoals je het uitsprak.
- Dekking en uitsluitingenWat wel en niet gedekt is, en hoe de klant daarop reageerde.
- Afwijking van het adviesKiest de klant anders, dan zijn motieven en de gevolgen die je hebt uitgelegd.
- Aannames en onzekerhedenWat je aannam toen een gegeven niet hard te maken was, en dat je het met de klant besprak.
- Doorlopende zorgplichtWat je afsprak voor de looptijd, en wat een gewijzigde situatie betekent voor de dekking.
Notuly levert precies die gesprekskolom: een verslag dat de structuur van een adviesdossier volgt, met daaronder de volledige transcriptie. Jij controleert, vult aan en stelt vast; het advies blijft van jou.
De AVG-route
Mag je het adviesgesprek opnemen?
Ja, mits je de klant vooraf informeert en hij de ruimte heeft om bezwaar te maken. Een opname is een persoonsgegeven onder de AVG, dus je legt vast dat de klant geïnformeerd is en akkoord.
Praktisch komt het op drie dingen neer. Je vertelt aan het begin dat je opneemt en waarvoor: een correct verslag voor het dossier. Je geeft de klant de keuze, en je noteert dat je dat hebt gedaan.
Wil de klant het niet, dan val je terug op aantekeningen. Vastleggen is het doel; opnemen is een van de manieren. Hoe de regels precies zitten, lees je in mag ik een gesprek opnemen?
Je bewaart daarna de tekst, niet het geluid: bij Notuly wordt de audio binnen een minuut na verwerking gewist en houd jij het verslag en de transcriptie voor je dossier.
Niet elk gesprek vraagt om een tool. Bij een kort, oriënterend belletje is een aantekening genoeg, en bemiddel je puur zonder te adviseren, dan gelden lichtere eisen aan wat je vastlegt.
Bij een klacht
Zonder notities telt de lezing van de klant.
Een polis van twaalf jaar geleden kan vandaag nog een klacht worden. Bij een Kifid-klacht ligt de bewijslast bij de adviseur, niet bij de klant, en die last reikt over de hele looptijd van de polis.
Kifid spreekt van een verzwaarde bewijslast: jij moet kunnen aantonen dat je je aan je zorgplicht hebt gehouden, toen en sindsdien. Zijn er geen aantekeningen en verschilt jouw lezing van die van de klant, dan gaat Kifid uit van wat de klant vertelt.
Dat is geen theorie. In een zaak over een overlijdensrisicoverzekering (nr. 2025-0344) noemde Kifid de dossiervorming onvoldoende omdat gespreksnotities ontbraken. Dat het de adviseur niet opbrak, kwam alleen doordat de offerte en de polisbladen het betwiste punt zwart op wit lieten zien.
Een gespreksverslag is dus geen administratie die je aan het einde van de dag wegwerkt. Het is de reden dat jouw kant van het verhaal over tien jaar nog bestaat.
Wij bewaren je gesprek niet.
Audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist. Zodra het verslag verstuurd is, blijft er niets achter. Wat wij niet bewaren, kan ook niet lekken.
Eigen servers in AmsterdamISO 27001-gecertificeerd datacenter. Je data verlaat de EU niet.
Eigen AI-modelZelf gehost in de EU. Geen Big Tech in de verwerking.
Geen training op jouw gesprekkenWat jij zegt, blijft van jou.
Verwerkersovereenkomst conform AVGBeschikbaar voor organisaties, vanaf een Team-licentie.
Wij werken conform:
ISO 27001.
Wij werken conform ISO-normen. Onze dataservers draaien in een ISO 27001-gecertificeerd datacenter in Amsterdam.
Een sjabloon voor elk gesprek.
Adviesgesprek, schadegesprek, prolongatiegesprek of klantoverleg: Notuly herkent het gesprekstype en kiest de passende vorm. Lege secties vallen weg. Met een Team-licentie bouw je eigen sjablonen in de huisstijl van je kantoor.
Boek een demo9:41
Stap 1 / 2
Op al je apparaten
Ook op macOS en Windows.
Beeldbellen via Teams, Zoom of Google Meet? De desktop-app notuleert rechtstreeks vanaf je laptop. En met de iPhone- en Android-app leg je elk gesprek onderweg vast.
Kies je plan.
Starter
Gratis
- 3 gesprekken per maand
- 60 minuten per opname
- Verslag met samenvatting en actiepunten
- Gesprekstype-detectie
- NL-servers, niets bewaard
Pro
€9,99 / mnd
- Alles uit Starter
- Onbeperkt gesprekken
- Onbeperkte opnameduur
- Tot 32 sprekers
- Word-bestand (.docx)
- Zelf sjablonen kiezen
Team
€10,99 / licentie / mnd
- Alles uit Pro
- Eigen huisstijl in het Word-bestand
- Eigen sjablonen bouwen
- Teambeheer met rollen
- Eén factuur, centraal
- Prioriteit support
- Verwerkersovereenkomst
Veertien dagen gratis proberen
Enterprise
Op maat
- Alles uit Team
- Persoonlijke accountmanager
- SSO (single sign-on)
- Custom DPA
- Volume-korting
Starter & Pro: prijzen incl. btw · Team & Enterprise: prijzen ex. btw
Vragen.
Mag een verzekeringsadviseur het adviesgesprek met de klant opnemen?+
Ja, mits je de klant vooraf informeert en hij de keuze heeft om er bezwaar tegen te maken. Een opname is een persoonsgegeven onder de AVG, dus leg vast dat de klant geïnformeerd is en akkoord. Wil de klant het niet, dan val je terug op aantekeningen.
Hoe leg ik een verzekeringsadvies vast voor mijn dossier?+
Je legt vast hoe je tot je advies kwam: het klantbeeld, de wensen, je onderbouwing, de dekking en uitsluitingen die je uitlegde en de reactie van de klant. Dat mag in aantekeningen of in een verslag, zolang het je redenering laat reconstrueren. Het dossier bouw je daarop.
Wat moet er in een verzekeringsadvies-dossier zitten?+
Het klantbeeld (art. 4:23 Wft), de wensen en behoeften van de klant (art. 4:22a Wft), je onderbouwde advies met de overwogen alternatieven, en de uitleg van de dekking en uitsluitingen. Wijkt de klant af, dan ook zijn motieven en de gevolgen. Gebruik de checklist op deze pagina als basis.
Wat zegt de Wft over de zorgplicht van een verzekeringsadviseur?+
De Wft verplicht je tot een passend advies op basis van het klantbeeld (art. 4:23) en kent een algemene zorgplicht: handelen in het belang van de klant (art. 4:24a). Voor verzekeringen stem je je advies af op de wensen en behoeften van de klant (art. 4:22a, uit de verzekeringsdistributierichtlijn).
Loopt mijn zorgplicht door nadat de verzekering is afgesloten?+
Ja. Kifid gaat ervan uit dat een klant gedurende de looptijd een actieve en voortdurende bemoeienis van de adviseur mag verwachten. Verandert er iets in zijn situatie dat de dekking raakt, dan wordt van je verwacht dat je daar iets mee doet en dat vastlegt.
Wat gebeurt er bij een Kifid-klacht als ik geen gespreksnotities heb?+
Dan telt in beginsel de lezing van de klant. De bewijslast ligt bij de adviseur (een verzwaarde bewijslast op de zorgplicht), en zonder aantekeningen kun je jouw kant niet aantonen. In een ORV-zaak (Kifid 2025-0344) vond de commissie de dossiervorming onvoldoende omdat gespreksnotities ontbraken; dat het de adviseur niet opbrak, kwam alleen doordat de offerte en de polisbladen het betwiste punt alsnog zwart op wit lieten zien.
Mag ik een AI-tool gebruiken voor vertrouwelijke klantgesprekken volgens de AVG?+
Ja, mits de verwerking AVG-proof is: een verwerkersovereenkomst, verwerking binnen de EU en geen gebruik van je gesprekken als trainingsdata. Beoordeel een tool op waar de data staat en wat ermee gebeurt, niet op de belofte alleen. Bij Notuly verlaat de data de EU niet en wordt de audio binnen een minuut na verwerking gewist.
Hoe lang moet ik een verzekeringsadvies-dossier bewaren?+
In de praktijk wordt vaak zeven jaar aangehouden, gekoppeld aan de bewaarplicht uit artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek, terwijl de zorgplicht over de looptijd van de polis kan doorlopen. Schoon je archief niet leeg op een kortere termijn zonder eerst je beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar te raadplegen.
Vervangt een AI-samenvatting mijn advies of mijn polissoftware?+
Nee. De samenvatting is de basis waarop je je advies vastlegt, niet het advies zelf, en het is geen advies- of polissoftware. Jij blijft verantwoordelijk; de tool levert alleen een correct verslag van wat er is besproken.
Hoe rollen we dit consistent uit over meerdere adviseurs?+
Met een Team-licentie werkt iedere adviseur met dezelfde werkwijze en dezelfde verslagstructuur, zodat elk dossier dezelfde onderdelen bevat. Een dossier hangt dan niet af van wie het gesprek voerde. Teambeheer, eigen sjablonen en de verwerkersovereenkomst regel je centraal.
Wat kost het voor een kantoor, en hoe schaalt dat?+
De prijs is per gebruiker en je begint gratis: drie gesprekken per maand in Starter. De actuele tarieven staan in het prijzenblok op deze pagina. Een kantoor betaalt per adviseur die het gebruikt, niet voor een groot platform vooraf.
Wat is het risico van een AI-notulist voor ons kantoor?+
Het grootste risico zit niet in de tool maar in het ontbreken van vastlegging: bij een klacht rust de bewijslast op de adviseur. Notuly verkleint dat risico door het gesprek consistent vast te leggen. Jij houdt de controle doordat elke adviseur zijn eigen verslag controleert en vaststelt.
Waar staat onze data?+
Op eigen servers in Amsterdam; je data verlaat de EU niet en er wordt niet getraind op klantdata. De verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) regel je centraal voor het hele kantoor, vanaf een Team-licentie.
Moet ons kantoor zijn advies- of polissoftware vervangen?+
Nee. Notuly legt het gesprek vast en levert de dossierbasis; je bestaande advies-, aanvraag- en polissoftware blijft gewoon staan. Het verslag komt als mail binnen en is met een Team-licentie te exporteren naar Word (.docx).
Notuly legt advies-, schade- en prolongatiegesprekken vast en maakt automatisch het verslag: de basis voor je Wft-dossier. Jij voert het gesprek; binnen tien minuten staat het verslag in je mail. De verwerking draait op eigen servers in Amsterdam, de audio wordt binnen een minuut na verwerking gewist en je gesprekken zijn nooit trainingsdata. Voor kantoren is er een verwerkersovereenkomst conform AVG, beschikbaar vanaf een Team-licentie.
Houd je aandacht bij de klant. Notuly notuleert.
Laat Notuly je volgende adviesgesprek vastleggen en kijk wat er na afloop in je mail staat. Drie gesprekken gratis, zonder betaalgegevens.
Verder lezen
Verder lezen.
Ben je hypotheekadviseur? Dan gelden de AFM-leidraad hypotheekadvisering en eigen eisen aan je adviesrapport. Lees de pagina voor hypotheekadviseurs.
Twijfel je over de regels rond opnemen, lees dan mag ik een gesprek opnemen? En hoe je een verwerker op privacy beoordeelt, staat in veilig notuleren.