Sollicitatiegesprek vastleggen. Kandidaten eerlijk vergelijken.

Je legt een sollicitatiegesprek vast door de antwoorden en je beoordeling per kandidaat te noteren op een vaste set criteria uit het functieprofiel, met per criterium een voorbeeld en een score. Zo kun je kandidaten eerlijk vergelijken en je keuze later onderbouwen. Doe het tijdens of vlak na het gesprek, als het nog vers is.

In het verslag staan de vaste gegevens (naam, datum, gespreksvoerders, vacature), per criterium de kern van het antwoord met een voorbeeld, een score per criterium, de sterke en zwakke punten en een vervolgstap. Houd het beknopt, meestal een tot twee pagina's. Noteer observaties en voorbeelden, geen oordelen.

Je scoort objectief door vooraf de kerncompetenties te kiezen en elke kandidaat met dezelfde vragen op dezelfde schaal te beoordelen, bijvoorbeeld 1 tot 5. Leg per criterium vast hoe een zwak en een sterk antwoord eruitzien (een gedragsanker). Zo hangt een cijfer niet van je humeur af.

Een beoordelingsformulier is een vaste lijst criteria met een scoreschaal waarmee je een kandidaat punt voor punt beoordeelt. Gangbare onderdelen zijn opleiding, werkervaring, vaardigheden, motivatie, zelfinzicht en communicatie. Het maakt de beoordeling vergelijkbaar tussen kandidaten.

STARR staat voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie, een manier om gedrag uit te vragen aan de hand van echte voorbeelden. Je vraagt door tot je weet wat de kandidaat zelf deed en wat het opleverde. Gedrag uit het verleden voorspelt gedrag op de werkvloer beter dan een algemene indruk.

Ja, je mag een gesprek waaraan je zelf deelneemt vastleggen, maar voor een geluidsopname vraag je de kandidaat vooraf expliciet om toestemming. Zodra je opneemt of verwerkt tot een verslag, gelden de AVG en de NVP-sollicitatiecode. Informeer de kandidaat ook als je alleen aantekeningen maakt.

Sollicitatiegegevens verwijder je als richtlijn uiterlijk vier weken na het einde van de procedure (Autoriteit Persoonsgegevens). Met actieve, schriftelijke toestemming van de kandidaat mag je ze maximaal een jaar bewaren, bijvoorbeeld voor een talentpool. Die termijn verlengt niet stilzwijgend.

Je vergelijkt eerlijk door alle kandidaten op dezelfde criteria en dezelfde schaal te scoren, het liefst met dezelfde vragen. Zet de scores naast elkaar in een matrix, zodat je het gesprek voert over de criteria en niet over wie het leukst overkwam. Spreek vooraf af welk criterium zwaarder weegt.

Een sollicitatiegesprek gaat over een kandidaat van buiten die je beoordeelt en met anderen vergelijkt; een functioneringsgesprek gaat over iemand die al bij je werkt, gericht op samenwerking en ontwikkeling. Het vastleggen verschilt daardoor: selecteren is iets anders dan beoordelen.

Ja, op grond van de AVG heeft een kandidaat recht op inzage in de persoonsgegevens die je over hem verwerkt, en daar kan een verslag onder vallen. Houd daar rekening mee in hoe je noteert: feitelijk en op de functie betrokken. Een interne aantekening blijft het beste toetsbaar als het een observatie is, geen oordeel.

Starter is gratis: drie gesprekken per maand, zonder betaalgegevens. Daarboven kost Pro 9,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling, en voor teams geldt een prijs per licentie met één factuur. Je betaalt per gespreksvoerder die het gebruikt, niet voor een groot platform vooraf. De actuele tarieven staan hierboven op deze pagina.

De opname wordt binnen een minuut na verwerking gewist, blijft binnen de EU (servers in Amsterdam) en wordt niet voor AI-training gebruikt. Er is geen geluidsarchief dat gelekt of opgevraagd kan worden; je houdt alleen het verslag, en je beheert de bewaartermijn zelf: vier weken, of een jaar met toestemming.

De verwerkersovereenkomst (AVG art. 28) is beschikbaar vanaf een Team-licentie: precies het document dat de AVG vraagt zodra een app persoonsgegevens verwerkt. De toestemming voor een opname, het informeren van de kandidaat en de grondslag voor de verwerking blijven de verantwoordelijkheid van je eigen organisatie.

Iedereen werkt met dezelfde criteria en dezelfde schaal, zodat elke kandidaat op dezelfde punten wordt beoordeeld. Elk verslag volgt bovendien dezelfde onderdelen. Eén manier van scoren betekent dat een afwijzing navolgbaar is, en niet afhangt van wie het gesprek toevallig voerde.